Digitaliserer 97 hyllemeter med arkiv

Kasse etter kasse trilles ut av det 16 kvadratmeter store arkivrommet på Sveio rådhus. Det er store mengder papir som er på flyttefot når kommunens byggesaksarkiv skal digitaliseres.

– Det blir veldig mange dokumenter. Én byggesøknad blir registrert som én sak, og alle papirene som hører til søknaden, blir samlet i den samme digitale filen, så heldigvis teller vi saker og ikke ikke antall ark, sier Sandra Valskog, rådgiver i Interkommunalt arkiv Hordaland IKS.

Sammen med fire kolleger har hun tatt turen til Sveio rådhus for å hente deler av byggesaksarkivet til kommunen. Dagens fangst er på mer enn 30 hyllemeter, fordelt på 65 kasser.

Det er tredje gang gjengen fra arkivet er i Sveio for å hente dokumenter. Rundt halvparten av dokumentene er allerede digitalisert. Totalt skal kommunen digitalisere 97 hyllemeter. Så langt er nærmere 4 750 saker gjort digitale og søkbare.

Fikk syv pålegg

Kommunen inngikk i august i fjor en avtale med det interkommunale arkivet om digitalisering av byggesaksarkivet. Arbeidet omfatter blant annet byggesaker, kommunale eiendommer, planer, kommuneplaner og dokumenter knyttet til jordbruk.

Prosjektet kommer etter at Arkivverket gjennomførte tilsyn med kommunens arkivarbeid i september 2024. I den endelige rapporten fikk Sveio kommune syv pålegg om utbedring.

Tilsynet avdekket blant annet at flertallet av papirarkivene på rådhuset var plassert i kommunens tilfluktsrom. Dette er i strid med regelverket som forbyr blant annet bruk av tilfluktsrom til oppbevaring av bevaringsverdige arkiver.

Rapporten slo også fast at rommet «på ingen måte» oppfylte de øvrige kravene til et spesialrom for arkiv. Der var blant annet trereoler, brennbart panel og vann- og avløpsrør over arkivmaterialet. Rommet manglet også selvlukkende dør og egen innbruddsalarm.

Brukes ofte

Interkommunalt arkiv i Hordaland er et sentralt arkiv og en rådgivningstjeneste for 24 av de 25 kommunene i Hordaland. Her blir både papirarkiver og elektroniske arkiver tatt vare på. Byggesaksarkivet er blant de kommunale arkivene som blir brukt mest.

– Eiendommer blir solgt og går videre gjennom generasjoner. Det bygges nytt, og det skjer stadig endringer som gjør at man trenger den tidligere dokumentasjonen. Mye av dette finnes bare i de fysiske arkivene og er ikke tilgjengelig uten at noen går inn og leter etter det, forklarer Valskog.

Digitaliseringen skal også sikre innholdet dersom originaldokumentene blir skadet eller ødelagt.

– Når det bare finnes én fysisk kopi som mange mennesker blar i, blir den etter hvert slitt. Blekket kan falme, og dokumentene kan bli uleselige. Det kan også oppstå brann, oversvømmelse eller vannskader. Med en digital kopi kan vi bevare dokumentasjonen selv om noe skulle skje med originalene.

Gjøres søkbare

Når dokumentene skannes, blir den maskinskrevne teksten gjort søkbar. Det gjør det mulig å søke etter blant annet navn, adresser og stedsnavn i teksten. Valskog tro digitaliseringen vil gjøre arbeidet enklere for kommunes ansatte.

– Tenk deg at du skal finne én sak som er lagt feil blant 97 hyllemeter med dokumenter. Menneskelige feil skjer, og da kan man måtte lete gjennom svært mye arkivmateriale. Digitalt kan man i stedet gjøre et søk. Hvis du vet at navnet ditt står på en søknad, kan saksbehandleren søke på navnet og få treff på dokumentene, sier Valskog.

Ordfører André Mundal Haukås tror digitaliseringen også kan gi raskere saksbehandling.

– Vi håper det blir enklere og mer effektivt å gjøre et digitalt oppslag, i stedet for å måtte gå ned i arkivet, lete etter de fysiske mappene og passe på at de blir levert tilbake. Forhåpentligvis vil dette gjøre tjenestene mer effektive også for innbyggerne. Saksbehandlingen kan gå raskere når vi får dokumentene lettere tilgjengelig, sier han.

Arkiver som ikke blir digitalisert, kan overføres til IKA Hordaland for fysisk oppbevaring. Når kommunen trenger et dokument, sender den en innsynsforespørsel til det interkommunale arkivet.

– Da finner de dokumentet i det fysiske arkivet, skanner det og sender en digital kopi tilbake til oss. Dette gjør vi blant annet med administrative arkiver og personregistre. Det er først og fremst arkivene som brukes ofte, som blir prioritert. Byggesaksarkivet er gjerne det vi får flest forespørsler om. Elevlistene fra 1989 blir naturlig nok ikke etterspurt like ofte, sier sveio-ordføreren.